Privacyverklaring

Honekamp Coaching & Training, hierna HCT, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

HCT is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97185698. Het btw-identificatienummer is NL005254597B80.

E-mail

info@honekampct.nl

Telefoon

+31 6 27 31 55 60

KvK

97185698

Btw-id

NL005254597B80

Website

https://honekampct.nl

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van de website, geïnteresseerden, leads, klanten, deelnemers aan coaching, personal training, performancebegeleiding en testen, ouders of wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige deelnemers en andere personen die contact hebben met HCT.

Welke gegevens worden verwerkt hangt af van het contact en de gekozen begeleiding. HCT kan de volgende categorieën verwerken:

• contact- en identificatiegegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en contactvoorkeuren;
• gegevens over afspraken, offertes, overeenkomsten, betalingen en facturen;
• informatie uit kennismakingen, intakeformulieren, evaluaties, opdrachten, registraties en coachingsnotities;
• gezondheidsgegevens die nodig zijn om coaching, training of testen veilig en passend uit te voeren, zoals blessures, aandoeningen, medicatie, belastbaarheid en relevante behandelgeschiedenis;
• trainings- en performancegegevens, zoals lengte, gewicht, hartslag, tempo, vermogen, lactaatwaarden, VO2max, VLamax, herstel, slaap, testresultaten en trainingsvoortgang;
• communicatie via e-mail, telefoon, WhatsApp, videobellen, sociale media of formulieren;
• foto's, video, testimonials of resultaten wanneer daarvoor afzonderlijk toestemming is gegeven;
• technische websitegegevens, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, cookievoorkeuren en beperkte gebruiksgegevens.

HCT verwerkt persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen:

• reageren op vragen en plannen van een kennismaking;
• voorbereiden, sluiten en uitvoeren van een overeenkomst;
• afstemmen en uitvoeren van coaching, personal training, programma's, analyses en testen;
• bewaken van veiligheid, belastbaarheid, voortgang en kwaliteit;
• onderhouden van contact en bieden van nazorg;
• verwerken van betalingen en voeren van de wettelijke administratie;
• behandelen van klachten, geschillen, incidenten en juridische aanspraken;
• beveiligen en verbeteren van de website, systemen en dienstverlening;
• versturen van marketing of updates wanneer daarvoor toestemming bestaat of dit wettelijk is toegestaan.

Afhankelijk van het doel baseert HCT de verwerking op de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming.

Gerechtvaardigde belangen kunnen bestaan uit bereikbaarheid, veilige bedrijfsvoering, kwaliteitsverbetering, fraudepreventie en het onderbouwen of afhandelen van een geschil. HCT weegt daarbij steeds het bedrijfsbelang af tegen jouw privacybelang.

Voor bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, vraagt HCT waar nodig uitdrukkelijke toestemming. Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Dat maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan, maar kan betekenen dat HCT bepaalde begeleiding of testen niet langer veilig kan uitvoeren.

De begeleiding van HCT kan diepgaand zijn en gaan over gedrag, emoties, overtuigingen, coping, mentale gezondheid, relaties, herstel en fysiek functioneren. Dergelijke informatie wordt zorgvuldig en terughoudend verwerkt.

HCT biedt professionele coaching en performancebegeleiding, verricht geen diagnostiek en biedt geen geneeskundige behandeling van psychische stoornissen binnen een medisch of GGZ-kader. Coaching kan voor, naast of na behandeling plaatsvinden wanneer de rollen en doelen duidelijk zijn.

Informatie uit coaching wordt niet gedeeld met familie, werkgevers, behandelaars, sportorganisaties of andere derden zonder toestemming, tenzij HCT daartoe wettelijk verplicht is of delen noodzakelijk is ter bescherming van vitale belangen bij een acute en ernstige noodsituatie.

HCT werkt met minderjarigen wanneer een ouder of wettelijke vertegenwoordiger daarmee instemt. De overeenkomst wordt aangegaan met of mede bevestigd door de wettelijke vertegenwoordiger. De minderjarige wordt op een bij de leeftijd passend niveau geïnformeerd.

Vooraf worden afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid, terugkoppeling aan ouders en veiligheid. Alleen noodzakelijke informatie wordt gedeeld. Bij een acute veiligheidskwestie kan HCT de wettelijke vertegenwoordiger of passende hulp inschakelen.

HCT gebruikt dienstverleners om de onderneming en begeleiding uit te voeren. Zij ontvangen alleen gegevens die voor hun taak nodig zijn. Voor zover een partij namens HCT verwerkt, worden passende afspraken over privacy en beveiliging gemaakt.

Op het moment van deze versie gebruikt HCT onder meer:

• Lovable voor website en hosting;
• OPT/LeadConnector voor CRM, contact, formulieren, afspraken en automatisering;
• Mollie voor betalingen;
• Google voor e-mail, agenda, documenten en digitale opslag;
• WhatsApp/Meta voor direct contact wanneer jij dit kanaal gebruikt;
• Zoom voor videogesprekken;
• INSCYD voor performanceanalyse en rapportage;
• WODscience voor sport- en testanalyse en, wanneer van toepassing, betaontwikkeling;
• digitale en AI-ondersteunde hulpmiddelen voor interne voorbereiding, structurering en documentatie;
• boekhouders, juridisch adviseurs, verzekeraars, locaties of bevoegde autoriteiten wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Voor een INSCYD-analyse kunnen identificatie-, trainings-, fysiologische en testgegevens worden verstrekt voor zover dit nodig is om een profiel of rapport te maken. HCT informeert je hierover en vraagt waar nodig uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking en verstrekking van gezondheidsgegevens.

Gegevens die vrijwillig worden gebruikt voor betaontwikkeling bij WODscience worden vooraf zo geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet meer naar jou zijn te herleiden. Alleen een voornaam verwijderen is niet automatisch anonimiseren. Wanneer volledige anonimiteit niet kan worden gegarandeerd, vraagt HCT vooraf afzonderlijke en uitdrukkelijke toestemming en wordt duidelijk gemaakt welke gegevens worden gedeeld en waarvoor.

Geanonimiseerde gegevens vallen niet meer onder de AVG. Gepseudonimiseerde gegevens blijven persoonsgegevens en worden als zodanig beschermd.

HCT kan digitale of AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken om informatie te structureren, analyses voor te bereiden, documenten op te stellen en de dienstverlening te verbeteren. HCT blijft altijd verantwoordelijk voor de inhoud, beoordeling en uiteindelijke beslissing.

Gegevens worden waar mogelijk geanonimiseerd of gepseudonimiseerd voordat zij in dergelijke hulpmiddelen worden gebruikt. Identificeerbare of bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk, rechtmatig en passend beveiligd is. HCT gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor jou juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen heeft.

Sommige gebruikte dienstverleners of hun subverwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. HCT verlangt dan een geldig beschermingsmechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane waarborg. Waar relevant kun je informatie over deze waarborgen bij HCT opvragen.

HCT bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een concreet geschil langere bewaring vereist. Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

• contactaanvragen en niet-doorgezette kennismakingen: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• coachingsnotities, gezondheidsgegevens en trainings- of testdossiers: in beginsel maximaal 2 jaar na afloop van de begeleiding, tenzij eerder verwijderen verantwoord is of langer bewaren noodzakelijk en rechtmatig is;
• overeenkomsten, facturen en fiscale administratie: ten minste 7 jaar voor zover de fiscale bewaarplicht dat verlangt;
• gegevens over klachten, incidenten of geschillen: zolang dit nodig is voor afhandeling en wettelijke verjaringstermijnen;
• marketinggegevens: tot intrekking van toestemming of uiterlijk na 2 jaar zonder relevante interactie;
• volledig geanonimiseerde gegevens: zolang deze bruikbaar zijn, omdat zij niet meer naar een persoon herleidbaar zijn.

HCT neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Daarbij horen onder meer toegangsbeveiliging, sterke wachtwoorden en waar mogelijk meervoudige verificatie, beperkte toegangsrechten, beveiligde opslag, zorgvuldige apparaten- en accountinstellingen en afspraken met dienstverleners.

Geen enkele methode is volledig zonder risico. Bij een vermoeden van misbruik, verlies of onbevoegde toegang kun je direct contact opnemen met HCT. Wanneer sprake is van een meldplichtig datalek, handelt HCT volgens de AVG.

Je kunt HCT verzoeken om:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens wanneer daar recht op bestaat;
• beperking van een verwerking;
• overdracht van gegevens die je zelf hebt verstrekt;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming.

HCT reageert in beginsel binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kan HCT vragen jouw identiteit op passende wijze te bevestigen. Een verzoek kan worden geweigerd of beperkt wanneer een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld vanwege een bewaarplicht of lopend geschil.

Het contactformulier is bedoeld voor een eerste contact en niet voor uitgebreide medische informatie of volledige cliëntdossiers. HCT vraagt bezoekers zulke informatie pas via een passende intake of beveiligd kanaal te delen.

De website kan noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om goed te functioneren. Analytische of trackingtechnieken die toestemming vereisen worden pas geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven. Cookievoorkeuren kunnen via de website worden aangepast of ingetrokken.

Bij het versturen van een formulier legt HCT naast je eigen antwoorden twee grove kenmerken vast: de eventueel door jou gekozen optie bij “Hoe heb je HCT gevonden?” en, als de website dat technisch kan herkennen, de ingang naar de website. Die ingang is uitsluitend een naam uit een vaste korte lijst bekende kanalen (Google, Bing, Instagram, YouTube, LinkedIn, Facebook, WhatsApp of ChatGPT), plus of dat uit een campagnelink of uit een doorverwijzing kwam. Is de ingang niet bekend, dan blijft het veld leeg; er wordt niets geraden.

HCT slaat hierbij geen zoektermen, volledige webadressen, campagneteksten, advertentie-identificatiecodes of IP-adressen op. Deze herkenning gebeurt alleen tijdens je bezoek in het geheugen van de pagina en gebruikt geen cookies, geen lokale opslag en geen analyticssoftware of extra scripts van derden. Herlaad je de website volledig, dan kan de herkende ingang daardoor verdwijnen. HCT gebruikt deze twee velden alleen om een grof beeld te krijgen van hoe mensen HCT vinden.

Herkenbare foto's, video, testimonials of resultaten worden alleen openbaar gebruikt na afzonderlijke, duidelijke toestemming. Toestemming voor publicatie staat los van de overeenkomst voor begeleiding en kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken. Intrekking kan niet altijd reeds gedrukte of rechtmatig gepubliceerde uitingen volledig terughalen, maar HCT stopt dan redelijkerwijs met nieuw gebruik.

Vragen, verzoeken of klachten over privacy kunnen worden gestuurd naar info@honekampct.nl. HCT probeert deze eerst rechtstreeks en zorgvuldig op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

HCT kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, systemen of wetgeving veranderen. De actuele versie staat op de website. Bij een wijziging die wezenlijke gevolgen heeft voor bestaande klanten informeert HCT hen waar dat passend is rechtstreeks.